事務の人材派遣

事務職の業務量は、時期によって大きく変動します。業務量が急増する決算期や繁忙期に突発的な大口案件などが重なると、通常の人員体制では処理しきれず、対応に困ることもあります。ただし、そのような状況に備えて正社員を多く採用するのは、人件費の負担が大きく、現実的な解決策とはいえません。

一時的な業務増加のために余剰人員を抱えるのではなく、業務量の変動に応じて柔軟に人員を調整できる体制が求められます。

事務職の業務は、データ入力や伝票処理、書類のチェックなどの定型的な作業が中心です。これらの業務は一定の正確さが求められる一方で、やりがいや成長を実感しにくいため、モチベーションを維持しにくいという側面があります。

その結果、人材が定着せず、採用や育成の課題が繰り返されるという悪循環に陥ってしまうケースも少なくありません。

事務職は業務範囲が広く、未経験者でも対応できる単純作業から、人事関連業務や経理補助など専門知識やスキルを必要とする業務まで多岐にわたります。必要なスキルを持った人材が常に求人市場にいるとは限らないため、採用が難航するケースも少なくありません。

とりあえず人手を確保しようとして要件を満たさない人材を採用すると、教育コストや現場のフォローが増えるといった新たな課題が発生する可能性があります。

事務業務を円滑に進めるためにフルタイムの正社員を増やした場合、人件費の増加によって経営を圧迫する可能性があります。一方で、コスト増を避けようと少人数で対応するのは、業務効率の低下やミスの発生につながるリスクが高まります。

企業としては「必要な業務を最小限のコストで滞りなく進める」のが理想ですが、実現するのは容易ではありません。

近年は働き方の多様化が進み、リモートワークや時短勤務など柔軟な働き方を希望する人が増えています。こうした働き方を受け入れることで人材確保につながりやすくなる一方で、情報共有の仕組みやシフト調整、勤務体制の構築が複雑になるといった新たな課題も生じています。

特に中小企業では、体制づくりやシステム整備が十分に進んでいないケースも少なくありません。その結果、「柔軟な働き方を希望する人材を採用できない」「採用できてもシフト調整が難しく業務が滞ってしまう」といった問題に直面することもあります。

派遣社員には事務職の経験者も多く、即戦力として活躍できる人材を確保しやすいというメリットがあります。

たとえば、パソコン操作やビジネスマナーを身につけており、さらに経理や人事といった専門的な事務業務にも対応できる人材を派遣で確保できれば、正社員を一から育てる場合と比べて教育コストを大幅に抑えることが可能です。

また、業務量の変動などで一時的に人手が必要になった場合でも、人材派遣を活用すれば柔軟な人員配置を実現できます。

正社員を採用する場合、給与や社会保険料などの固定的な人件費が常に発生します。一方で、人材派遣であれば契約期間や勤務時間を調整できるため、必要な時期に必要な人員だけを確保できます。

繁忙期や閑散期など業務量の変動に応じて柔軟に人員を配置でき、無駄な人件費を抑えられる点も企業にとって大きなメリットです。

正社員を採用するとなると、求人広告を掲載したり、応募者の対応をしたり、面接を行ったりなど多くの時間と労力がかかります。それだけの手間をかけて採用したにもかかわらず早期離職されてしまうと、採用にかかったコストが無駄になってしまいます。

人材派遣を利用すれば、派遣会社が人材の募集や面接などを行うため、企業側の負担を大幅に軽減することが可能。短期間で人を確保したい場合や採用業務に時間をあまり割けない場合には、人材派遣の活用が有効な手段といえます。

派遣会社には、一般事務だけでなく、経理や総務、貿易事務、秘書業務などの専門的なスキルを持つ人材が多数登録されています。

「海外の取引先と英語でやりとりができる人材がほしい」「請求書の処理を任せられる経理経験者を採用したい」など、ニーズに適した人材を短期間で確保しやすいのも人材派遣の大きなメリットです。

一般的な人材派遣では、派遣先の企業が面接を行うことは認められておらず、派遣会社から紹介された人材をそのまま受け入れる形になります。ただし、派遣会社に対して求める人物像やスキルをあらかじめ伝えておくことはできるため、希望条件に合った人材を派遣してもらうことができます。

条件にできるだけ合う人材を派遣してもらうには、派遣会社の担当者としっかりコミュニケーションを取り、希望を具体的に共有しておくことが重要です。

人材派遣を活用する場合、派遣社員の給与に加えて、派遣会社のマージンや社会保険料なども派遣料金として支払う必要があります。そのため、アルバイトやパートを直接雇う場合の人件費に比べると、割高に感じられるかもしれません。

ただし、派遣料金には採用業務や労務管理などのサービスも含まれます。これらの業務の手間が省ける点を考慮すると、必ずしも無駄なコストとはいえないでしょう。

派遣スタッフは定められた契約期間に基づいて働くため、企業側の都合で契約期間を変更することは原則認められていません。忙しくなったからと契約期間を延長したり、業務が落ち着いたので早めに契約を終了したりすることはできない点には注意が必要です。

派遣スタッフに依頼できる業務は、派遣契約であらかじめ決めた範囲に限られます。たとえば契約内容がデータ入力の場合、経理補助や営業資料の作成といった業務を依頼することはできません。人材派遣を有効に活用するには、どの業務を任せたいのかを明確にしたうえで契約内容を定めることが重要です。

派遣会社を選ぶ際は、その会社の特徴や強みが自社のニーズに合っているかを確認することが大切です。

たとえば、急な欠員の発生時や短期・単発での人材確保を重視したい場合は、全国展開している大手の派遣会社が適しています。大手の派遣会社であれば登録スタッフの母数が多いため、幅広いニーズに対応できます。人材派遣を利用する目的や状況に応じて、ニーズに合った人材を確保できる会社選びが重要です。

派遣スタッフのモチベーションや定着率は、派遣会社のフォロー体制によって大きな影響を受けます。定期面談や就業中のサポートが整っている派遣会社であれば、派遣スタッフが安心して働くことができ、モチベーションや定着率の向上にもつながるでしょう。また、企業担当者の対応が迅速かつ丁寧かどうかも重要なポイントです。

派遣スタッフと企業の双方をしっかりサポートしてくれる派遣会社であれば、安心して依頼できます。

派遣会社によって得意とする分野や職種が異なるため、事務職の派遣に強いかどうかを確認しましょう。

事務職の派遣に強い会社であれば、パソコンスキルや簿記の知識など業務に必要なスキルを持つ人材が多く登録しているため、希望条件に合う人材を確保しやすくなります。また、これまでの派遣実績や取引企業数、口コミなども確認しておくのがおすすめです。

同業種や同規模の企業への派遣実績が多い会社であれば、自社の業務内容に合った人材を紹介してもらえる可能性が高くなります。

事務スタッフの人材派遣に対応している人材派遣会社を紹介します。

• 株式会社エヌエフエー
• 株式会社 マックス
• テンプスタッフ
• テイケイトレード
• 株式会社アビリティーニッケン
• 株式会社カインズサービス
• 株式会社クリエイティブ
• 株式会社スタッフサービス
• 東西株式会社
• 株式会社パソナ
• 株式会社パワーステーション
• 株式会社ベストスタッフ

大田区におけるオフィスワーク・事務の平均時給は1,422円となっています。中でも経理・人事・総務は1,800円とかなり高い水準になっており、専門的な知識や経験を持っている方は優遇される傾向にあるようです。その他オフィスワーク・事務でも1,547円と他業種よりも高い水準であり、事務作業におけるニーズは高いものであることがうかがえます。事務と一言で言ってもさまざまなジャンルがありますので、それぞれのジャンルで高い専門性を持つ方であれば高い時給を勝ち取れるかもしれません。
2023年12月7日更新時点の情報

※参照元：イーアイデム（https://www.e-aidem.com/clp/pay/13111_district_pay.htm）

事務スタッフを派遣社員として雇用する場合のメリットやデメリット、派遣会社の選び方などをまとめました。さまざまな人材派遣会社がありますが、どこの会社を選ぶかによって優秀なスタッフを採用できるかどうかが変わってくることもあるでしょう。しっかりとその人材派遣会社を見極めて、ニーズに合った人材を見つけましょう。

人材派遣会社に依頼をする際には、自社のニーズや課題に合わせて選ぶ必要があります。「会社に定着してくれる優秀な人材」が欲しい場合は、地域に根ざした手厚いフォローがあり、地元で働きたい人材を派遣会社で育成をしている地域密着型の人材派遣会社がおすすめ。

急な欠員などで、「短期・単発の柔軟な人材」が欲しい場合は、全国各地から即座に人材を集められて、一日や一週間といった柔軟な人材確保をしやすい全国展開の大手人材派遣会社がおすすめです。

それぞれのニーズにあったおすすめ人材派遣会社をご紹介します。