人手不足に対する企業の対応策とは？

企業の人手不足を乗り切る基本方針

短期：派遣・BPO・外注で欠員/繁忙に即応する

企業における人手不足への対策方法はさまざまな選択肢が考えられますが、短期的な対策としては外部リソースを活用する方法があります。具体的にはBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）・業務請負といった形で欠員を補填することによって、業務の増加・繁忙期などにも対応できます。

中長期：業務標準化と自動化（RPA/AI）で恒常的な不足を緩和

中長期的な対策としては、業務の標準化とRPAやAIの活用による自動化を進めるという対策が考えられます。具体的には、定型的な作業についてPRAやAIを用いて代替することにより、これまでその作業に費やしていた人的リソースを付加価値の高い業務に再配置が可能に。この対応によって、生産性の向上が期待できます。

加えて、業務の標準化や自動化を行う中で業務プロセスの可視化を行えるため、業務の属人化を防ぎノウハウを共有できるメリットも得られます。

多様な人材の活用（短時間・シニア・外国人・副業）と定着策

上記に加えて短時間勤務者やシニア層、外国人、副業人材などを組み合わせながら、人手不足への対応もできます。このような人材を積極採用して柔軟な働き方を許容することで、労働力の裾野を広げられる可能性もあります。

また、人材の定着率を高めるには、職場環境の改善を進めることも重要です。例えば厚生労働省では、能力開発支援や雇用管理改善支援などを通じて人材確保に取り組んでいます。

派遣会社の活用で成果を出すための設計

依頼前に固める要件定義

派遣会社を活用する際に、自社が求めている人材を派遣してもらうには、まずは「どの業務」「時間帯」「スキルレベル」など求める要素について明らかにすることが大切です。また、欠員補充なのか繁忙期のみの対応なのかといった点によって、短期・長期・紹介予定派遣といった派遣の形式を使い分けることもポイントです。

スキルマッチと同等性を担保する評価基準

企業が求めているスキル等の条件と、派遣されるスタッフが持っているスキルや経験がどれだけ一致しているか、という点は重要な要素です。この点から、派遣社員のスキルレベルを客観的に評価する基準を設けることが大切です。

また派遣スタッフを正社員と同等に扱うことも大切です。この点から、帰属意識が高まりパフォーマンスの向上も期待できます。

コスト設計の基本

派遣会社に支払う料金は、派遣社員の賃金に加えて、社会保険料や派遣社員の有給費用、諸費用なども含まれています。このような点から単純に時給のみで判断するのではなく、受け入れ後に必要となる教育コストなどを含めたトータルコストで判断することが大切です。もし、料金の低さのみで決めた場合、スキルの低い人材が派遣されてしまい、結果的に教育に関する工数がかさんでしまう可能性も考えられます。

法令順守とリスク管理

指揮命令関係・期間制限・みなし雇用制度の理解

人材派遣の場合、人材派遣先企業が直接的な指揮命令権を持つことになります。つまり人材派遣社員は、人材派遣先の企業で働く社員と同様に、業務内容などについて直接指示を受けます。

また、同一の事業所および同一の組織単位で派遣社員を受け入れられるのは「3年」という制限がある点に注意するとともに、「みなし制度」について理解しておくことも大切です。これは、労働者派遣法や職業安定法などの法律に違反する形で労働者を雇用している場合には、その労働者を法律上直接雇用しているものとみなす制度であり、労働者の権利を保護する役割を持っています。

派遣先責任者の選任と教育/安全衛生・ハラスメント対策

派遣社員を受け入れる場合には、まずは受け入れ側にて体制を整える必要があります。この時に重要となるのが、派遣社員に対して業務指示を行う指揮命令者を選任することです。派遣指揮命令者は、派遣社員への業務指示や監督、教育などを行います。

また、派遣社員の安全確保については派遣先も責任を持ちます。危険防止のための対策はもちろん、職場でのハラスメント防止策も講じる必要があります。

派遣/請負/業務委託の線引きと偽装請負の防止

また、「派遣」と「請負」「業務委託」を利用する際には、しっかりと線引きを行い偽装請負にならないように注意する必要があります。「偽装請負」とは、業務委託契約であるにもかかわらず、委託元の企業から労働者へ直接指示を行うなど、実態が労働者派遣であることを指しています。これは、本来締結するべき労働者派遣契約を締結せずに労働者派遣を行っている状態であり違法行為にあたるため、注意が必要です。

部門別：人手不足の対応策と派遣活用の勘所

製造現場：多能工化・ライン再編と短期派遣の使い分け

製造現場では、複数の工程を担当できる「多能工」の育成を行い、急な欠員が出たとしても対応が可能な柔軟なラインを構築することが大切です。また派遣を活用する場合には、コア工程については直接雇用社員が担当し、定型作業（梱包や搬送など）や、繁忙期においては短期派遣を利用するといったように、製造現場内での役割分担を明確にすることがおすすめです。

コールセンター/CS：スクリプト標準化とシフト最適化＋派遣

コールセンターやCS部門では、まずは問い合わせ内容を分析し、FAQを充実させる、チャットボットを導入することで有人対応を減らすなどの対策が考えられます。また対応マニュアル（トークスクリプト）を作成して標準化するなど、経験の浅い派遣スタッフでも一定の品質で対応できるように環境を整えることがポイントとなってきます。

そして入電予測に応じてシフトの最適化を行い、ピークタイムに合わせたスポット派遣や短時間勤務者の配置によって機会損失の防止につながることが期待できます。

バックオフィス：定型業務の自動化×繁忙期スポット派遣

バックオフィスにおいては、まずは定型業務の自動化によって人手不足の対策が行えます。まずは自動化できる業務の洗い出しを行い、RPAの導入などで自動化に取り組むことによって現場の負担を軽減できます。また、月末・月初や決算期などの繁忙期は、対象となる業務経験を持った派遣スタッフの活用により対応することで人手不足の解消に繋げられます。

派遣会社の選び方と比較チェックリスト

人選スピード・稼働率・離職率・フォロー体制の可視化

依頼から候補者の選定・提案までのスピードや、これまでに紹介された人材の採用率・契約更新率などに加え、営業担当者のフォロー体制も確認しておきたいところです。具体的には、定期的に職場の訪問を行い、派遣スタッフの悩みなどを聞く体制が構築されているかどうかもスタッフの離職率に関わってくるケースがあります。

このような点について具体的な事例やデータなどで可視化できる派遣会社かを確認することがおすすめです。

コンプラ/教育/安全配慮とレポーティング水準

法令遵守の姿勢は見落としてはいけない事項です。また、教育訓練制度や社会保険の加入状況、有給休暇の管理なども確認します。派遣先への定期報告や課題が発生した際の対応力も、派遣会社を選択する際にはチェックしておきたい部分です。

料金表の透明性と成果KPI

契約内容や料金の透明性に配慮されているかも確認します。このような部分にもしっかりと取り組んでいる会社との提携によって、不安なく業務を進めることにもつながります。

また、採用の質と効果を図るKPIも重要な指標です。例えば稼働計測率や定着率、フィードバック制度、トラブル対応件数や原因・再発防止策などを確認することによって、成果が出せる派遣会社かを見極めることにもつながっていきます。

公的支援と社内制度の連動で定着を高める

助成金・訓練支援の活用

企業の採用や人材育成に対しては、さまざまな助成金や制度が用意されています。例えば、派遣社員などの非正規雇用労働者を正社員化した場合に支給されるキャリアアップ助成金や、従業員が専門的な職業訓練を受けた場合に経費や賃金の一部が助成される人材開発支援助成金などがあります。

これらの助成金や訓練を活用することによって、人手不足の解消や人材育成を行えます。

職務設計とキャリアパス整備

人材を定着させるには、給与面だけではなく「この会社でどう成長できるか」が見えるかどうかも重要です。そのため、正社員だけではなく、パートや契約社員も含めた評価制度やキャリアパスなどの整備を行っていくことで、人材定着に繋げられます。

データで効果検証：採用リードタイム・欠員率・人件費効率

人材不足への対策や育成など対策を行った場合、データによる効果検証を行うことが大切です。例えば募集開始から採用までの期間が短縮できたか、現在の欠員状況や定着率に改善が見られたか、売り上げに対し人件費のバランスはどうかといった点などを定期的にモニタリングすることにより、効果検証によって持続可能な組織づくりへとつなげられます。